SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM)
Untuk meningkatkan akuntabilitas dalam aktivitas usahanya dan menciptakan iklim usaha yang kondusif, Perseroan membuat sebuah sistem pengawasan yang efisien dan efektif yang melibatkan seluruh lapisan Perseroan dalam fungsi pengawasannya. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) dibuat untuk memungkinkan setiap individu dapat melaporkan situasi yang berhubungan dengan dugaan pelanggaran, penipuan, transaksi tidak pantas atau penyalahgunaan wewenang di lingkungan Perseroan. Dengan melibatkan seluruh lapisan di Perseroan dan juga mitra bisnis, Perseroan percaya bahwa sistem ini dapat meningkatkan ketaatan dan kepatuhan setiap individu terhadap peraturan yang ada dan mendorong tumbuhnya budaya beretika tinggi dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pihak internal dan eksternal.
Mekanisme Whistleblowing System
Tindakan atau bentuk pelanggaran yang dapat dilaporkan meliputi antara lain penipuan, korupsi, pencurian/penggelapan, pelanggaran/penyalahgunaan kebijakan Perseroan, perusakan aset, pemberian gratifikasi, konflik kepentingan, kecurangan, penyuapan, dan bentuk tindakan lainnya yang merugikan Perseroan.
Penyampaian pelaporan dugaan tindak pelanggaran daapat dilakukan melalui email, hotline atau surat yang ditujukan kepada Komite Etik/Internal Audit HO.
Setiap pelaporan akan masuk ke dalam tahap identifikasi dan pengumpulan bukti kebenaran laporan tersebut. Jika terbukti pelanggaran itu benar terjadi maka Perseroan berhak mengambil tindakan kepada pihak yang dilaporkan untuk mendapatkan hukuman sesuai dengan peraturan dan hukum yang berlaku.
Perlindungan Bagi Pelapor
Perseroan memberikan jaminan perlindungan kepada pelapor beserta keluarganya dari setiap ancaman dan tekanan. Kerahasiaan identitas pelapor senantiasa terjaga untuk menghindari hal tersebut.
Penanganan Pelaporan
Setiap laporan pelanggaran yang diterima akan ditindaklanjuti dengan melakukan investigasi dan pengumpulan alat bukti yang kemudian untuk dilaporkan kepada Direksi untuk mendapatkan rekomendasi perbaikan dan pencegahan sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.
KEBIJAKAN ANTI FRAUD MANAGEMENT SYSTEM
Kebijakan Anti Fraud Management System dibuat untuk mengakomodasi setiap dugaan penyimpangan yang melibatkan karyawan, mitra bisnis (pemasok/penyedia barang dan/atau jasa) atau pihak lainnya yang mempunyai hubungan kerja dengan Perseroan.
Tujuan kebijakan ini adalah untuk:
- Menumbuhkan budaya anti fraud kepada seluruh jajaran karyawan.
- Meningkatkan tanggung jawab dan kepedulian seluruh pemangku kepentingan untuk mematuhi prosedur dan ketentuan yang berlaku.
- Tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dalam kaitannya dengan pencegahan, deteksi, respon dan pelaporan kecurangan di Perseroan.
- Perseroan tidak mentoleransi segala bentuk kecurangan dan berkomitmen untuk memajukan dan mempertahankan budaya etika yang sehat.
Manajemen Perseroan secara berkala mengingatkan kepada seluruh karyawan yang mengetahui atau memiliki kecurigaan yang beralasan terhadap suatu perilaku yang tidak beretika, baik kecurangan internal maupun eksternal, untuk melaporkannya kepada Unit Audit Internal atau melalui whistleblower system yang dimiliki oleh Perseroan.
Strategi Anti Fraud terdiri dari 4 (empat) pilar yaitu:
- Pencegahan – ditujukan untuk mengurangi potensi terjadinya kecurangan melalui campaign, pelatihan dan sosialisasi kepada seluruh karyawan. Penerapan strategi ini akan dilakukan oleh Unit Internal Audit dengan melakukan koordinasi bersama manajemen terkait.
- Deteksi – berfungsi untuk mengidentifikasi, menggali informasi dan menemukan kejadian kecurangan dalam kegiatan usaha Perseroan. Pilar ini terdiri dari kebijakan whistleblowing, surprise audit, surveillance system, investigation dan reporting.
- Penghargaan dan Sanksi – pengenaan sanksi untuk pelaku kecurangan dan pemberian penghargaan untuk karyawan yang menjujung tinggi etika.
- Pemantauan, tindak lanjut, dan pemulihan – berfungsi untuk memantau dan mengevaluasi kejadian kecurangan serta perbaikan tindak lanjut yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kembali tindak kecurangan di masa mendatang.